Menyusun Uraian Jabatan

Pengertian Uraian Jabatan (Job Description)

Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnyabagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulisdeskripsi pekerjaanformat, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.

Manfaat dan Tujuan Job Description

✓ Atasan – untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan

✓ Pimpinan Organisasi – untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

✓ Pemegang jabatan – sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi

✓ Perekrut – untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan

✓ Trainer – untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan

✓ Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)

✓ Perencana Karir (Succession Planner) – untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.

✓ Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) – untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan

✓ Job Evaluator –untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.


Elemen-elemen Job Description

●  Job Identification (Identifikasi Pekerjaan)

  Job Objective (Tujuan Pekerjaan)

● Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab)

● Relationships (Hubungan)

● Know-How (Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana)

● Problem Solving (Pemecahan Masalah)

●  Accountability (Akuntabilitas)

● Authority (Kewenangan)

● Special Circumstances (Keadaan Khusus)

  Performance Standards (Standar Kinerja)


Pedoman Uraian Pekerjaan

↳ Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis

↳ Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelassederhana dan ringkas

↳ Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan

↳ Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai objektivitas yang lebih besar dan kejelasan

 Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas

↳ Menggunakan terminologi yang tersatandar


Contoh Uraian Jabata

1

Kode Jabatan

SMS-S

2

Department / Section

Human Resources & General Affair Department

3

Jabatan

HRD Supervisor

4

Gol & Peringkat

03/II-II

5

Atasan Langsung

HR&GA Manager

6

Bawahan Langsung

HR Officer, Employee Relations Officer

7

Fungsi dan Peranan

Membantu HR&GA Manager dalam menjalankan danmelaksanakan seluruh operasional kepersonaliaan

perusahaan khususnya urusan kepegawaian.

8

Tanggung Jawab

dan Wewenang

Tanggung Jawab :

1.    Bertanggung jawab terhadap semua kelancaranoperasional HR department.

2.    Bertanggung jawab dan membantu melaksanakanpengelolaan urusan kepegawaian, peraturan dan kebijakan perusahaan, urusan pengupahan dan remuneration (imbal jasa) karyawan dengan berpedoman pada Standard Operational Procedure dan kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen.

 

Wewenang :

1.    Mewakili perusahaan untuk menyampaikan danmenyosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan.

2.    Menegur karyawan yang menjadi staf bawahannya.

9

Uraian Tugas

1.    Melaksanakan program kerja serta menilaipelaksanaannya.

2.    Memonitor kelancaran dan ketepatan pelaksanaan jadwal pekerjaan dari setiap unit kerja kepersonaliaan diperusahaan.

3.    Menjamin ketepatan informasi database kepegawaian.

4.    Membantu mengawasi dan meneliti ketepatan pembuatan dan memeriksa laporan permintaan barang, seragam karyawan, perbaikan kerusakan dan laporan lainnya dibagian HR.

5.    Mewakili perusahaan dalam menyambut dan menerimatamu-tamu dari instansi pemerintah berkaitan denganmasalah pembinaan dan perizinan termasuk dari tamu-tamu dari lingkungan masyarakat sekitarnya(RT/RW/Kelurahan/Kecamatan/Pemda).

6.    Membantu memonitor dan mengawasi jalannyapenyelenggaraan pengaturan jadwal bekerja oleh seluruh departemen perusahaan berupa absensi kerja dan lembur kerja karyawan dan merekapnya setiap

bulannya.

Komentar

Postingan Populer